Constituir una sociedad limitada implica seguir una serie de pasos formales que, aunque pueden parecer numerosos a primera vista, siguen un orden bastante lógico. Conocerlos de antemano ayuda a planificar mejor los tiempos, porque el proceso completo, desde que se empieza hasta que la sociedad está operativa, suele llevar varias semanas.

Certificación negativa del nombre

El primer paso consiste en solicitar en el Registro Mercantil Central un certificado que acredite que el nombre elegido para la sociedad no coincide con el de ninguna otra ya existente. Es recomendable proponer varias opciones de nombre por orden de preferencia, por si la primera no está disponible. Este certificado tiene una validez limitada en el tiempo, por lo que conviene no dejar pasar demasiado tiempo entre este paso y los siguientes.

Redacción de los estatutos sociales

Los estatutos son el documento que regula el funcionamiento interno de la sociedad: su objeto social (a qué actividades se va a dedicar), su domicilio, la forma de administración, las reglas para la toma de decisiones y otros aspectos relevantes de su gobierno. Es un documento importante porque va a condicionar el funcionamiento de la empresa en el futuro, así que conviene redactarlo con cuidado y no limitarse a copiar un modelo genérico sin adaptarlo a la situación real de los socios.

Aportación del capital social

Antes de firmar la escritura de constitución, hay que acreditar la aportación del capital social, que puede realizarse en dinero (mediante un certificado bancario de la cantidad ingresada en una cuenta a nombre de la sociedad en constitución) o mediante bienes u otros derechos (aportación no dineraria), en cuyo caso suele requerirse una valoración específica. El importe y la forma de acreditar esta aportación son aspectos que conviene confirmar en el momento de constituir la sociedad, ya que la normativa que regula los mínimos y las condiciones puede sufrir modificaciones.

Escritura pública ante notario

Con la certificación negativa del nombre, los estatutos redactados y el capital acreditado, el siguiente paso es acudir a una notaría para firmar la escritura pública de constitución. En este acto, los socios fundadores formalizan la creación de la sociedad, aprueban los estatutos y designan a los administradores. El notario se encarga después de remitir la documentación necesaria para los trámites posteriores.

Inscripción en el Registro Mercantil

La escritura de constitución debe inscribirse en el Registro Mercantil de la provincia donde la sociedad tenga su domicilio social. Es en este momento cuando la sociedad adquiere plena personalidad jurídica y puede operar con normalidad frente a terceros. El registro revisa la documentación y, si todo está correcto, procede a la inscripción, tras la cual la sociedad queda formalmente constituida.

Trámites finales antes de empezar a operar

  • Solicitud del Número de Identificación Fiscal (NIF) definitivo de la sociedad ante la Agencia Tributaria.
  • Alta censal de la sociedad y de su actividad económica, indicando el epígrafe del IAE correspondiente.
  • Alta de los administradores y, en su caso, de los socios trabajadores en el régimen de la Seguridad Social que corresponda.
  • Apertura de los libros contables obligatorios y adaptación de la contabilidad al nuevo formato societario.
  • Obtención de las licencias o autorizaciones específicas que requiera la actividad concreta de la empresa.

A estos trámites hay que sumar, en la mayoría de los casos, los honorarios notariales y registrales, que dependen de factores como la cuantía del capital social, así como los costes de asesoramiento si se cuenta con ayuda profesional durante el proceso. Es recomendable pedir presupuesto de estos conceptos con antelación, para tener una previsión completa del coste total de la constitución.

Cuánto tiempo lleva todo el proceso

El tiempo total varía según la complejidad de cada caso, la agilidad en la aportación de documentación y el volumen de trabajo del Registro Mercantil en cada momento, pero es razonable contar con varias semanas desde que se inicia el trámite hasta que la sociedad está completamente operativa. Existen también sistemas de tramitación telemática pensados para agilizar el proceso en determinados supuestos, especialmente para sociedades con estatutos estándar y sin particularidades complejas.

Constituir una sociedad limitada es un proceso ordenado, pero con varios pasos que conviene preparar con tiempo, especialmente la redacción de los estatutos y la elección del objeto social, porque son decisiones que van a acompañar a la empresa durante mucho tiempo. Contar con asesoramiento en esta fase inicial ayuda a evitar errores que después son más costosos de corregir.