La nómina es el documento que refleja mes a mes la retribución de un trabajador, pero para muchas personas, y también para no pocos empresarios que empiezan a gestionar personal, su estructura resulta confusa. Entender qué conceptos la componen ayuda a interpretar correctamente cuánto cuesta un trabajador, cuánto percibe realmente y por qué el importe que aparece en el contrato no coincide con el que llega a la cuenta bancaria. A continuación repasamos las partes principales de una nómina y cómo se relacionan entre sí.

Salario base y complementos

El salario base es la retribución fijada, normalmente por convenio colectivo o por contrato, en función del grupo profesional o categoría del trabajador. A este importe se le pueden sumar distintos complementos salariales, que retribuyen circunstancias particulares:

  • Complementos personales, como la antigüedad o determinadas titulaciones.
  • Complementos de puesto de trabajo, por ejemplo por penosidad, toxicidad, peligrosidad o nocturnidad.
  • Complementos por cantidad o calidad de trabajo, como incentivos, primas o pluses de productividad.
  • Complementos de vencimiento periódico superior al mes, como las pagas extraordinarias, cuando no están prorrateadas.

La suma del salario base y los complementos salariales da lugar al devengo total, que es el punto de partida para calcular tanto las cotizaciones como las retenciones.

Percepciones no salariales

Además de los conceptos salariales, en la nómina pueden aparecer percepciones no salariales, que no retribuyen el trabajo en sí sino que compensan gastos o suplen determinadas situaciones: dietas, gastos de locomoción, indemnizaciones por traslado o determinadas prestaciones de la Seguridad Social que la empresa paga por delegación, como el subsidio por incapacidad temporal en ciertos casos. Estos conceptos tienen un tratamiento distinto a efectos de cotización y de IRPF, por lo que conviene identificarlos correctamente.

Las cotizaciones a la Seguridad Social

Sobre las bases de cotización se aplican una serie de porcentajes que financian el sistema de Seguridad Social. Una parte corre a cargo de la empresa, que la ingresa junto con la que retiene al trabajador, y otra parte se descuenta directamente de la nómina del empleado. Entre los conceptos que se cotizan están las contingencias comunes, el desempleo, la formación profesional y, en algunos casos, horas extraordinarias u otros conceptos específicos. Los porcentajes exactos se revisan periódicamente, por lo que conviene consultar siempre los vigentes en el momento de calcular la nómina en lugar de dar por buenos datos de ejercicios anteriores.

La retención de IRPF

El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas se aplica en forma de retención a cuenta, que la empresa descuenta de la nómina y posteriormente ingresa en Hacienda en nombre del trabajador. El porcentaje de retención no es fijo ni igual para todos los empleados: depende de variables como el salario anual previsto, la situación personal y familiar (estado civil, número de hijos, discapacidad, entre otros) y otras circunstancias que el trabajador puede comunicar a la empresa. Por eso, dos personas con el mismo salario bruto pueden tener retenciones de IRPF distintas y, en consecuencia, un salario neto diferente.

Del salario bruto al salario neto

El recorrido habitual de una nómina es el siguiente: se parte del total devengado (salario base más complementos y, en su caso, percepciones no salariales); a continuación se restan las cotizaciones a cargo del trabajador y la retención de IRPF, y el resultado es el líquido a percibir, es decir, el importe que efectivamente se ingresa en la cuenta del empleado. Aparte de esto, la empresa asume un coste adicional en forma de cotizaciones empresariales, que no aparecen en el neto del trabajador pero sí forman parte del coste laboral total para la compañía.

Por qué conviene revisar la nómina con cuidado

Errores en el cálculo de una nómina pueden derivar en pagos de menos o de más al trabajador, en cotizaciones incorrectas o en retenciones de IRPF mal ajustadas que generen sorpresas en la declaración de la renta. Algunos puntos a vigilar de forma habitual son:

  • Que la base de cotización recoja correctamente todos los conceptos que deben cotizar.
  • Que el porcentaje de retención de IRPF se actualice cuando cambian las circunstancias del trabajador.
  • Que las pagas extraordinarias se calculen conforme a lo previsto en el convenio o contrato.
  • Que los complementos se apliquen solo cuando corresponda.

Comprender la lógica detrás de cada línea de la nómina resulta útil tanto para el trabajador, que puede verificar que su retribución es correcta, como para la empresa, que necesita controlar con precisión el coste laboral asociado a cada puesto. En caso de duda sobre algún concepto concreto, siempre es recomendable contrastarlo con la normativa vigente o con un profesional, dado que estos porcentajes y reglas se actualizan con cierta frecuencia.