Contratar al primer trabajador es un paso importante para cualquier autónomo o pequeña empresa: supone pasar de trabajar en solitario a asumir un papel como empleador, con las obligaciones que ello conlleva. Más allá de encontrar a la persona adecuada, es necesario completar una serie de trámites administrativos antes, durante y después de la contratación. Conocerlos de antemano evita sorpresas y sanciones, y permite empezar la relación laboral con buen pie.

Inscribirse como empresa en la Seguridad Social

Antes de formalizar cualquier contrato, quien vaya a contratar por primera vez debe darse de alta como empresa en el sistema de la Seguridad Social, lo que le asigna un Código de Cuenta de Cotización. Este código es el que identificará a la empresa en todas las gestiones relacionadas con sus trabajadores: altas, bajas, cotizaciones y comunicaciones diversas. Se trata de un trámite previo e imprescindible, sin el cual no es posible dar de alta a ningún empleado.

Elegir la modalidad de contrato adecuada

Una vez inscrita la empresa, hay que decidir qué tipo de contrato se va a utilizar: indefinido, temporal por alguna de las causas previstas legalmente, formativo, o a tiempo parcial. La elección no es solo una cuestión de preferencia, sino que debe responder a la realidad de la necesidad que se cubre. Formalizar un contrato por escrito es obligatorio en la mayoría de los casos, y conviene redactarlo con cuidado, dejando claras las condiciones esenciales de la relación laboral: funciones, jornada, retribución y duración.

Dar de alta al trabajador en la Seguridad Social

Antes de que el trabajador comience a prestar servicios, la empresa debe comunicar su alta en la Seguridad Social. Este trámite tiene plazos estrictos, ya que debe realizarse con antelación al inicio de la actividad, y su incumplimiento puede acarrear sanciones e incluso implicar que, en caso de accidente, la empresa deba responder de prestaciones que en condiciones normales asumiría la Seguridad Social. Es uno de los pasos donde menos margen de error existe.

Comunicar el contrato al Servicio Público de Empleo

Con independencia de la modalidad elegida, los contratos de trabajo, y sus copias básicas, deben comunicarse al Servicio Público de Empleo correspondiente dentro de un plazo determinado desde su firma. Este trámite permite que la contratación quede registrada oficialmente y es también relevante de cara a posibles bonificaciones o incentivos a la contratación a los que la empresa pudiera tener derecho según el perfil del trabajador o la modalidad contractual utilizada.

Otras obligaciones al iniciar la relación laboral

Además de los trámites de alta, contratar a un primer trabajador implica asumir una serie de obligaciones que se mantienen durante toda la relación laboral:

  • Elaborar y abonar la nómina cada mes, aplicando correctamente cotizaciones y retenciones.
  • Ingresar en plazo las cotizaciones a la Seguridad Social y las retenciones de IRPF.
  • Llevar un registro de la jornada laboral del trabajador, obligatorio para todas las empresas con independencia de su tamaño.
  • Facilitar la información y formación necesarias en materia de prevención de riesgos laborales.
  • Respetar el convenio colectivo de aplicación al sector o a la empresa.

Prevención de riesgos laborales, un aspecto que no debe olvidarse

Desde el primer trabajador, la empresa se convierte en responsable de garantizar su seguridad y salud en el puesto de trabajo. Esto implica evaluar los riesgos asociados a la actividad, adoptar la modalidad preventiva más adecuada, que puede ir desde asumirla el propio empresario en determinadas condiciones hasta contratar un servicio de prevención ajeno, y proporcionar al trabajador la formación e información necesarias antes de que comience a trabajar. Es una obligación que a menudo se pasa por alto en las primeras contrataciones, pero que forma parte del marco legal desde el primer día, y su incumplimiento puede tener consecuencias tanto administrativas como, en caso de accidente, de mayor calado para la empresa.

Planificar los trámites con margen de tiempo

Muchos de estos pasos dependen unos de otros y algunos tienen plazos que empiezan a contar antes de la incorporación efectiva del trabajador, por lo que conviene no dejarlos para el último momento. Reservar unos días de margen antes de la fecha prevista de inicio permite completar el alta de empresa si aún no se ha hecho, decidir con calma la modalidad de contrato más adecuada, preparar la documentación de prevención de riesgos laborales y resolver cualquier duda antes de que el trabajador se incorpore, en lugar de improvisar sobre la marcha.

Contratar por primera vez implica organizar de forma ordenada varios trámites que, si se dejan para el último momento, pueden generar retrasos o incluso impedir que el trabajador se incorpore en la fecha prevista. En ACA Auditores podemos ayudarte a revisar estos trámites antes de la contratación, de manera que el proceso arranque sin errores ni retrasos y la gestión laboral quede ordenada desde el primer día.